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    文書檔案案卷格式(GB/T 9705-2008)
    來源:科技信息科  時間:2020-09-02

    1 適用范圍

      本標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。

      2 案卷卷皮格式

      文書檔案案卷皮分兩種,一種是硬卷皮,一種是軟卷皮。

      2.1 硬卷皮格式

      2.1.1 硬卷皮外形尺寸

      封面尺寸規格采用300mm×220mm(A4型紙(規格為297×210毫米的紙));或280mm×210mm(長×寬)。

      封底尺寸封面尺寸。

      封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。

      卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。

      用于成卷裝訂的卷皮,上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌(見圖1)。

      本標準推薦使用2580克牛皮紙制作案卷硬卷皮。

      2.1.2 案卷封面項目

      封面項目包括:全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸(見圖2)。

      2.1.3 封面項目的填寫方法

      2.1.3.1 全宗名稱:

      全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”、“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”;“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

      2.1.3.2 類目名稱:

      類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類,并應保持分類體系的穩定性。

      2.1.3.3 案卷題名:

      案卷題名即案卷標題,一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡練、明確。

      2.1.3.4 時間:卷內文件所屬起止年月。

      2.1.3.5 保管期限:立卷時劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫。

      2.1.3.6 件、頁數:裝訂的案卷要填寫總頁數,不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。

      2.1.3.7 歸檔號:填寫文書處理號,由立卷人填寫。

      2.1.3.8 檔號的編制:

      封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。

      全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。

      目錄號:全宗內案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。

      案卷號:目錄內案卷的順序編號,在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。

      2.1.4 卷脊項目包括:全宗號、目錄號、年度、案卷號,其排列格式尺寸(見圖3)。

      2.2 卷脊皮格式

      使用軟卷皮裝訂的案卷,必須裝入卷盒內保存。

      2.2.1 軟卷皮外形尺寸:

      軟卷皮設封皮和封底,其封皮和封底可根據需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規格(見圖4)。

      2.2.2 軟卷皮封面項目:

      軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置(見圖4)。

      2.2.3 軟卷皮封二項目:

      軟卷皮封二印制項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。各項目具體位置、尺寸(見圖5)。

      2.2.4 軟卷皮封二項目的填寫方法同3.4卷內文件目錄填寫方法。

      軟卷皮封三印制項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間,其尺寸位置(見圖9)。

      2.3 卷盒格式

      2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(長×寬),其高度可根據需要分別設置30、40或50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶,使盒蓋能緊扣住卷盒(見圖6)。

      2.3.2 卷盒封面和卷脊格式

      卷盒封面為空白面。

      卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。

      其中起止卷號填寫××-×卷,其余項目的填寫方法同硬卷皮格式。各項具體位置、尺寸(見圖7)。

      2.4 填寫要求

      填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆,字跡要求工整。

      3 卷內文件目錄格式

      3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內通用16開型(即長×寬為260mm×185mm)或國際標準A4型(即長×寬為297mm×210mm)。

      3.2 頁邊與文字區尺寸

      發文稿紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm

      發文稿紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm

      發文稿紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm

      發文稿紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm

      3.3 卷內文件目錄項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。各項目具體位置、尺寸(見圖8)。

      3.4 卷內文件目錄填寫方法

      3.4.1 順序號:以卷內文件排列先后順次填寫的序號,亦即件號。

      3.4.2 文號:文件制發機關的發文字號。

      3.4.3 責任者:對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人,亦即文件的署名者。

      3.4.4 題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件,可自擬標題,外加“〔〕”號。

      3.4.5 日期:文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的數字右下角加“·”號。

      3.4.6 頁號:卷內文件所在之頁的編號。

      3.4.7 單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件首頁的右上角,其格式與尺寸是:

      3.4.8 備注:留待對卷內文件變化時作說明之用。

      4 卷內備考表格式

      4.1 卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄(見圖9)。

      4.2 卷內備考表項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸(見圖9)。

      4.3 卷內備考表填寫方法

      4.3.1 本卷情況說明:填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

      4.3.2 卷卷人:由責任立卷者簽名。

      4.3.3 檢查人:由案卷質量審核者簽名。

      4.3.4 立卷時間:填寫完成的立卷日期。

      5 案卷各部分的排列格式

      5.1 使用硬卷皮組卷,無論裝訂與否,其案卷各部分的排列格式均是:

      案卷封面––卷內文件目錄––文件–?縛急懟獾住?

      5.2 使用軟卷皮組卷,其案卷各部分按下列格式排列:軟卷封面(含卷內文件目錄)––文件––封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒保存。

      6 文書檔案案卷格式監制

      6.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監制權屬于各級檔案局。

      6.2 在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監制”的字樣。

      國家技術監督局1992-12-17發布,1993-07-01實施

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